Gregor Dekkers (Sensus): “Medewerkers vanaf start betrekken bij digitalisering”

We zijn op weg naar de volledige digitale gemeente. In ons werk ontstaan nieuwe mogelijkheden en ook risico’s. Want door de komst van de digitale gemeente veranderen processen, mensen, middelen, organisaties en ook inwoners. Maar wat betekenen al die veranderingen eigenlijk voor ons?

Processen binnen de digitale gemeente

Gregor Dekkers is financieel directeur en mede-eigenaar van Sensus process management. Wij vragen Gregor hoe de processen eruit zouden moeten zien in de toekomstige digitale gemeente. Sensus process management houdt zich bezig met het gebruikersvriendelijk maken van processen binnen onder andere gemeenten en bedrijven.

Wat versta je onder een digitale gemeente, hoe ziet die er voor jou uit?

Gregor Dekkers: “Een gemeente gebruikt digitale hulpmiddelen voor verbeteringen en om de gemeente leefbaarder te maken. Denk hierbij aan aanleg glasvezel en 5G, klantportalen en slimme software-applicaties. Maar ook aan het integreren van digitale systemen en toepassen van beveiliging op ICT-systemen.”

Wat vind je de 3 belangrijkste processen bij een gemeente en waarom juist deze?

Gregor: “In de eerste plaats de beleidsontwikkeling en regelgeving. Deze processen gaan over strategie, beleid en visie en zijn belangrijk om richting te geven aan de gemeente.

In de tweede plaats de databeheersprocessen. Het is voor gemeenten steeds belangrijker om data veilig te bewaren. Ook analyseren zij de data om hun strategische keuzes te ondersteunen.

En tenslotte het proces van interbestuurlijke samenwerking. Voor een goede samenwerking is het belangrijk om ketens tussen bestuursorganen duidelijk vast te leggen. “

Kun je een proces beschrijven dat jullie gedigitaliseerd of geautomatiseerd hebben voor gemeenten?

Gregor: “Het digitaliseren kun je niet los zien van het herdefiniëren van werkprocessen. Cruciaal bij een geslaagd digitaliseringsproject is daarom het vooraf beschrijven of herdefiniëren van de werkprocessen. Enerzijds om draagvlak te creëren bij de medewerkers en hen daadwerkelijk medeverantwoordelijk te maken voor het resultaat. Anderzijds om niet achteraf geconfronteerd te worden met dubbele dossiervorming. Het is dus raadzaam om hier in de voorbereidingsfase voldoende tijd voor in te ruimen.

Een geslaagd digitaliseringstraject moet je zien als een verandertraject waarbij de medewerkers vanaf de start betrokken zijn. Meer tijd inruimen vooraf in de projectfase voor een goede inrichting en afstemming van gemeenteprocessen, risico’s en maatregelen en integratie van IT-systemen levert achteraf minder problemen op bij de implementatie en bij het daadwerkelijke gebruik van de automatiseringsoplossing.

Ik adviseer om eerst een goed compleet procesmanagement fundament te bouwen waarop je keuzes voor een IT-inrichting baseert en het in een zo vroeg mogelijk stadium betrekken van de medewerkers bij het digitaliseringsproject.”

Wat is ervoor nodig om een proces goed te kunnen digitaliseren?

Gregor: “Met een laagdrempelig Business Process Management Systeem (BPMS) kan iedereen in de organisatie aan de slag met het digitaliseren van processen. Hierbij is het belangrijk om goed af te stemmen wie er verantwoordelijk is voor een proces en wie de kennishouder is. Ook is het waardevol om de data uit je BPMS uit te wisselen met andere systemen, waardoor je één integraal overzicht krijgt op je processen.”

Welke stappen moet je als gemeente in het algemeen nog nemen als je meer processen wil verbeteren of digitaliseren?

Gregor: “Processen verbeteren is een continu proces. We raden organisaties daarom aan om te werken met de PDCA-cyclus: Plan, Do, Check, Act. Daarnaast begint het digitaliseren en verbeteren van processen met het in kaart brengen van de huidige situatie. Pas als je weet hoe processen nu lopen, kun je inzicht krijgen in knelpunten en verbeteringen.”

Het boek ontvangen

Dit interview en meer artikelen verschijnen in het e-book De Digitale Gemeente dat we met alle leden van GemeentenNL schrijven. Daarin maken we de verbinding tussen organisatieveranderingen in de digitale gemeente en de wensen van inwoners. Klikt het nog voldoende?

GemeentenNL-leden ontvangen het boek automatisch. Ook ontvangen zij altijd direct bericht zodra een nieuw e-book, onderzoek, document, verslag of paper is toegevoegd aan de kennisbank die zij als lid gratis kunnen raadplegen.

About Redactie GemeentenNL

De redactie van GemeentenNL bewaakt de kwaliteit van artikelen, selecteert het nieuws en staat open voor jouw vragen en suggesties.

View all posts by Redactie GemeentenNL →