Zelfsturend overleg in teams gemeente

Dat klinkt goed ja, zelfsturend overleg. Voor een zelfsturend team is overleggen – en vooral het voeren van een effectief overleg – zo ongeveer het lastigste wat het te doen heeft. Bij elkaar komen lukt vaak nog wel, al kost dat ook de nodige moeite. En er zijn onderwerpen genoeg voor op de agenda. Maar besluiten nemen? Waar iedereen dan vervolgens ook achter staat? Dat is andere koek.

Teamkleurenpalet

We nemen ‘overleg’ eens onder de loep langs de kleuren van Management Drives. Laten we starten bij hoe een gemiddeld zelfsturend team van start gaat. De leidinggevende is er niet meer, of vervult voor een aantal teams een nieuwe rol als ‘teamcoach’. Diezelfde leidinggevende was vaak juist degene met het meeste rood in zijn profiel, degene die besluiten neemt en daar acties aan koppelt.

Als er rood wegvalt is er blauw nodig om een vergadering effectief te maken. Het doel van een vergadering hoeft niet alleen besluitvorming te zijn. Een overleg kan ook dienen om informatie te verstrekken, opinies te vormen, problemen op te lossen, ideeën te ontwikkelen of te onderhandelen. Wat het doel ook is, zonder blauwe afspraken over hoe je het overleg aanpakt, loop je als team het risico dat je doorschiet in je eigen voorkeurskleur.

Norming

En blauw is nu net de kleur die pas in een later stadium meer naar voren komt. Eerst moet een team de grenzen met elkaar bepalen (‘storming’) en de rollen verdelen (‘forming’). Pas als er volop is geëxperimenteerd raakt een team toe aan afspraken over hoe ze te werk willen gaan (‘norming’).

Stress

Omdat een zelfsturend team vaak al ‘performing’ was en goed functioneerde voor het zelfsturend werd, wordt vaak te snel aangenomen dat dat in de nieuwe situatie niet anders zal zijn. Dat gaat echter niet op. Een zelfsturend team is gloednieuw. En heeft stress. Alle bestaande routines zullen overboord moeten, wil het team ergens aankomen. Er moeten doelen bepaald, beslissingen genomen, er moet naar elkaar geluisterd worden, het klimaat moet veilig genoeg zijn om je uit te spreken. En er is niemand meer die de knoop doorhakt, ze staan er alleen voor.

Overkoken

Onder druk schieten mensen door in hun favoriete gedrag. Gelen blijven praten en ‘slimme vragen’ stellen, paars voelt zich ontheemd en bedreigd, groenen willen iedereen tevreden houden, oranje gaat voorbij aan de menselijke factor en komt niet in beweging voor het nut bewezen is. Allemaal kwaliteiten in de juiste maat in de oude samenstelling, maar nu het deksel van de pan is en niemand het gas terugdraait, kookt de boel al snel over.

Een snufje rood en blauw

En dat klopt, als je niet bewust stuurt op ingrediënten in de juiste samenstelling, dan raken de rapen of de mensen gaar. Er ontstaat irritatie of mensen haken af. Beiden zijn niet effectief. Het goede nieuws is dat wat er niet van nature in een team zit, kan worden toegevoegd. Een snufje rood en blauw erbij doe je door een bewaker aan te stellen. Voor  het borgen van de veiligheid en samenwerking heb je daarnaast ook een ‘social security officer’ nodig.

Een mooie wijsheid luidt, dat je jezelf niet aan je eigen haren uit het moeras kunt trekken. Door daar mensen expliciet voor aan te wijzen, kan een zelfsturend team snel weer performen zoals voorheen.

About Inge van Raaij

Inge is directeur van CiEP Training & Coaching. Haar focus: het verlagen van werkdruk en vergroten van zelfsturing als competentie van individuen, teams en organisaties.

View all posts by Inge van Raaij →