Herindicatieprojecten zijn een vak apart

De afgelopen jaren was het relatief rustig, binnen de Wmo, als het ging om herindicatieprojecten. De laatste tijd zie ik er weer meer en meer voorbijkomen.  Dit is om meerdere redenen een interessant fenomeen. De belangrijkste vraag blijft: waarom is er eigenlijk behoefte aan herindicatieprojecten?

Hoge werkvoorraad als reden

De redenen waarom gemeenten kiezen voor herindicatieprojecten zijn verschillend. De laatste tijd zie ik vooral voorbijkomen dat het herindicatieproject verband houdt met een te hoge werkvoorraad. De gedachte is dan als volgt: De werkvoorraad is zo toegenomen dat dit het normale werk steeds meer in de weg zit. Dit creëert het zogeheten sneeuwbaleffect. Wanneer je deze te hoge werkvoorraad als project wegzet kunnen de consulenten weer gewoon hun eigen werk doen. Op zich een goede redenatie en ook een slimme oplossing. Echter, los je hier enkel een tijdelijk probleem mee op en niet het structurele probleem.

De oorzaken

Waarom ontstaat er een te hoge werkvoorraad ofwel achterstand? Een te hoge werkvoorraad kent grofweg de volgende oorzaken:

• Inefficiënte en tijdrovende werkprocessen, dit is de meest voorkomende oorzaak;
• Groot personeelsverloop, een hoge werkvoorraad, levert werkdruk, stress en boze mensen op. Dat maakt dat personeel vertrekt waardoor de werkdruk nog verder verhoogt en de achterstand hiermee ook;
• Incompetente consulenten, inhoudelijk niet sterke consulenten of consulenten die niet durven te beslissen;
• Weinig beleid en/of weinig denkkaders. Redenatie: een consulent is een professional en het is altijd maatwerk;
• Beleid van korte indicaties om controle te houden. Cliënten krijgen standaard een indicatie voor een jaar of voor twee jaar. Hierdoor ben je als gemeente voortdurend bezig met herindicaties;
• Onduidelijke inkoopproducten. Moet ik nu basisbegeleiding inzetten of gespecialiseerde? En op basis van welke criteria?;
• Te weinig kennis van het probleem bij de leiding. Bij achterstand is normaal de redenatie: als je achterstand verdeeld onder meer consulenten heb je geen achterstand meer;
• Geen of verkeerde sturing op productiviteit. Je mag drie uur doen over een dossier anders krijg je een negatieve beoordeling, of hoelang jij er over doet is aan jou. Jij bent de professional.

De positieve kant van bovenstaande punten is dat ze goed zijn op te lossen. Zo zijn bijvoorbeeld processen te verbeteren en incompetente consulenten zijn te vervangen. Essentieel daarbij is een goede analyse van het ontstaan van de achterstand.

Beleidsverandering

Een andere reden voor het initiëren van herindicatieprojecten, is een verandering in beleid wat meestal ingegeven wordt door de behoefte aan bezuinigen. Ofwel: bezuinigingsprojecten.

In de afgelopen tien jaar, heb ik vele bezuinigingstrajecten uitgevoerd en weet dat het inderdaad mogelijk is om fors in de kosten te snijden als je beleid aanpast en vervolgens cliënten vanuit het nieuwe beleid gaat herindiceren. Dit outsourcen als een herindicatieproject kan dan een slimme oplossing zijn. Belangrijk is wel dat het beleid dat bedacht is om te bezuinigen klopt en standhoudt bij de rechter. Want anders slaan bezuinigingen om in forse kosten, vooral op de korte termijn.  Sommige gemeenten passen hun beleid meerdere keren aan omdat de rechter ze steeds op de vingers tikt.

Theorie is geen praktijk

Een goede projectleider, voldoende consulenten, strakke organisatie en iedereen kan een herindicatieproject draaien. Toch? De praktijk zit anders in elkaar. Zowel gemeenten als detacheringbureaus verslikken zich in herindicatieprojecten. Een recent project, waarvoor een gemeente een onderhandse aanbesteding geregeld heeft, bevestigt hoe onlogisch soms de gedachtegang is bij de inkoop van een dergelijk project. Je hebt als gemeente een achterstand, je vraagt externe partijen om dit projectmatig op te lossen waarbij de belangrijkste elementen zijn:

• Een maximaal (te laag) bedrag: hierdoor zijn de middelen niet toereikend waardoor het onmogelijk is om het project goed in te vullen met een kwalitatief goed resultaat.
• Een maximale doorlooptijd: Door een te korte doorlooptijd te vragen moet een grote hoeveelheid consulenten aan de slag.  In de huidige markt is het zeer moeilijk om voldoende consulenten te vinden of consulenten te vinden met de juiste kwaliteiten.  Door te weinig consulenten komt de planning in het gedrang, door consulenten met te weinig inhoudelijke kennis de kwaliteit van de uitvoering.
• Vast stramien: Het verzoek aan de inschrijver om alles exact zo te doen als de gemeente het doet (werkprocessen, documenten) terwijl de oorzaak van de achterstanden waarschijnlijk in deze niet efficiënte processen zit.

Problemen als gevolg

Het gevolg: er tekenen alleen partijen in die de mogelijkheid zien om snel geld te verdienen, het project wordt niet binnen de afgesproken tijd uitgevoerd. De gemeente heeft veel nawerk om alle problemen die, in het project ontstaan, op te lossen. Er vindt geen vernieuwing plaats in processen of documenten en binnen de kortste keren is de gemeente een hoop meer tijd en geld kwijt als gepland. En vaak ontstaat er binnen de kortst mogelijke tijd een nieuwe achterstand.

Goede voorbereiding nodig

Bij herindicatieprojecten in het kader van beleidsveranderingen c.q. bezuinigingen zien we dat het nog veel vaker fout gaat. Dat begint al in de voorbereiding:

• Is het bedachte beleid juridisch kloppend en vastgesteld op de juiste manier?
• Als je het bedachte beleid toepast, is dit dan goed uitvoerbaar?
• Is er draagvlak voor het bedachte beleid bij cliënten, consulenten, zorgaanbieders?
• Is er voldoende over gecommuniceerd naar cliënten, consulenten en zorgaanbieders?
• Zijn systemen opnieuw ingericht en documenten hierop aangepast?
• Is er nagedacht over een gewenningstijd voor inwoners? Dit is verplicht bij negatieve veranderingen voor cliënten.
• Is rekening gehouden met een mogelijke toename van bezwaren?
• Is er voldoende doorgerekend wat het project “oplevert”?

Geef ruimte aan kwaliteit

Als je als externe partij inschrijft op een dergelijk project is het van belang om je bovenstaande af te vragen. Tenminste als je geïnteresseerd bent om een kwalitatief goed project uit te voeren. Helaas zijn er genoeg bureaus die dat niet zo belangrijk vinden.  Gek genoeg wordt een slecht uitgevoerd project vaak beloont met extra werk voor dezelfde partij na het project. Als gemeente wil je een partij die je helpt bovenstaande punten goed te realiseren, een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Daarnaast is het van groot belang is dat je ruimte geeft aan de externe partij om een kwalitatief goed project neer te zetten. Een partij die dat doet, verliest het bijna altijd op offertebedrag. Kwaliteit kost geld. Maar het spreekwoord goedkoop is duurkoop gaat bij herindicatieprojecten helaas volledig op.