Wat hebben de soos, het buurthuis en de sportvereniging met elkaar gemeen? Bewoners die elkaar en het bestuur beschuldigen van diefstal, financiële malversaties en meer. De sfeer in het complex waar ik je graag over vertel ging snel achteruit en het heeft een hele lange tijd geduurd voor er een oplossing kwam. Zeker 3 besturen lang is de soos geplaagd door (valse) beschuldigingen en jojode het saldo op de bankrekening.
Tot het laatste bestuur aantreedt gaat het eigenlijk nog niet zo slecht. Er staat geld op de spaarrekening. De activiteiten lopen behoorlijk. De verdachtmakingen zijn er nog steeds, maar blijven ook onbewezen.
Ook bij een sportvereniging komen wij eenzelfde patroon tegen. Iedereen doet z’n best om het goed te laten lopen. Hier is de sfeer wel goed, maar lonkt het ‘grote geld’. Er komt een zakelijke partij die gebruik wil maken van de accommodatie. Er moet dan wel van alles gedaan worden. Het clubhuis en de sportbaan moet aan normen voldoen. De schoonmaak moet beter geregeld worden, etc. Het levert geld op, dus mag het ook wel wat kosten.
Hetzelfde komen we ook weer bij een ander buurthuis tegen. Het is eerst een gewoon buurthuis, beheerd door vrijwilligers. De grote kosten zijn voor de gemeente en de woningcorporatie, dus het loopt eigenlijk nog niet zo verkeerd. Dan trekken de welzijnsorganisatie en het wijkteam bij het buurthuis in. Het moet geprivatiseerd worden en er gaat echte huur gerekend worden. Alleen niemand heeft het volledige overzicht. Waar beginnen we aan? Hoeveel kosten maken we voor warmte, water en licht? Welke huurafspraken zijn er én zij die dekkend voor de te betalen huur? Wie hebben er eigenlijk allemaal een sleutel van het pand?
Er is altijd wel iemand die ‘voor weinig’ wil schoonmaken. Het lage uurtarief klinkt dan aantrekkelijk. Maar na verloop van tijd blijkt de schoonmaak steeds meer tijd te kosten. Er komt ook steeds meer bij. Na evenementen is er natuurlijk meer schoon te maken en dus halen we ook even Chinees (biertje erbij van de clubtap?). De kosten lopen op. Ze worden in tien jaar tijd – hou je vast – verviervoudigd.
Ook in de soos, waar het bier in eerste instantie gratis is voor familie van de bestuursleden, lopen de kosten ongemerkt op. Je bent er toch voor de ontspanning en het verenigingsleven. ‘De mensen hier hebben het al niet zo breed, dus koken we in de soos en eten samen.’ Voor je het weet raak je snel door de reserves heen.
Ondertussen gluren de ‘verschillende petten’ om de hoek van het buurthuis. Een subsidie van gemeente en corporatie staat al gauw garant voor de op te brengen huur. Toch blijft het onduidelijk waar het geld nu wordt ‘verdiend’ en waar het aan opgaat. Het gaat nog wel even duren voor het duidelijk wordt hoe de exploitatie precies loopt. Daarbij komt steeds weer de discussie boven hoeveel de ‘maatschappelijke rol’ nu eigenlijk mag kosten. Zeker omdat we niet gewend zijn de maatschappelijke relevantie met cijfers aan te tonen.
In alle 3 de gevallen geven wij de zelfde tips mee:
- Doe zo veel mogelijk per bank en pin en werk zo min mogelijk met cash geld.
- Gebruik consumptiebonnen, zeker voor groepen die als gast gebruikmaken van de accommodatie.
- Maak goede afspraken over uren en kosten die gemaakt worden, en evalueer dat regelmatig.
- Doe de inkoop via bestellingen en eventueel in een tweetal met wisselende samenstelling. De één koopt bijvoorbeeld in en de ander kijkt mee of het goed is gegaan.
- Voorkom dat er ‘eigen winkeltjes’ kunnen ontstaan. Ook evenementen begeleid je in tweetallen en worden afgerekend via een factuur en per bank.
- Als het echt niet anders kan, dan maar een bierautomaat met muntjes.
- Neem het zekere voor het onzekere en besteed de catering uit.
Ondersteun je als gemeente of corporatie een buurthuis, buurtkamer, soos-ruimte of sportaccommodatie? Regel het vantevoren goed, om afbreuk aan de sociale cohesie achteraf te voorkomen.
Ook voorbereid zijn op de corporatie van de toekomst? Schrijf je in voor de trainingen en events van CorporatieNL in dit thema.