Top 10 taaie gemeentelijke I&A-vraagstukken

Vraagstukken oplossen kan niet zonder ook terug te kijken. Onderstaande lijst is dan ook samengesteld uit vragen die de afgelopen jaren veel door gemeenten zijn gesteld en die ook voor 2019 actueel blijven:

Dienstverlening en informatievoorziening

1. Het KCC wordt vaak via meerdere kanalen ingericht zoals website, chat, social media, balie, telefonie, mail en post. Het is een probleem om deze informatiestromen effectief te organiseren en inzichtelijk te maken via één centraal (zaak)systeem. Daardoor denkt men steeds vaker na over een domeingerichte aanpak. Lees verder….

2. Er is onvoldoende bewustzijn bij het lijnmanagement wat de “strategische” betekenis van ICT voor de business is. Het “Manifest aan Beslissers” van de VIAG leeft bij de I&A-afdelingen, maar niet bij de vakafdelingen. Er is een gap tussen 1.0 en 2.0 denken. Lees verder….

3. Hoe kunnen maatschappelijke vraagstukken gerelateerd worden aan de I&A-ontwikkelingen? Nu worden er vaak kansen gemist, omdat met name het sociaal domein niet is aangesloten. I&A is onvoldoende partner voor de business. Een integrale visie wordt vaak gemist. Lees verder….

Digitale transformatie

4. De dynamiek van digitale transformatie vraagt om een grote wendbaarheid en veranderkracht van de organisatie en het management. De hiërarchische structuren en besluitvorming is hier niet op ingericht. Daarnaast worden van medewerkers op de werkvloer hele andere competenties gevraagd als gevolg van de implementatie van nieuwe ICT-toepassingen. Er is veel aandacht voor implementatie voor processen en systemen, maar op de consequenties voor medewerkers wordt onvoldoende geanticipeerd. Onduidelijk is wie nu de verantwoordelijkheid heeft om richting te geven: manager, I&A, HRM? Lees verder….

5. Datagedreven werken is een hype, die lastig concreet te maken is. Datagedreven werken gaat vaak over datawarehousing, big data, rapportages en dergelijke, maar de impact op de organisatie is onvoldoende in beeld gebracht waardoor pilots op dit gebied een stille dood sterven en geen opvolging krijgen. Lees verder….

De basis op orde en bedrijfscontinuïteit

6. Het borgen van de bedrijfscontinuïteit door de uitwijking van bedrijfskritische data, BAG, BRP en SUWI, is door toegenomen wet- en regelgeving complex geworden. Door de wettelijke kaders is het bijna niet mogelijk dit zelfstandig te organiseren. Wat gemeenten dwingt tot samenwerking in de regio of het uitbesteden van de uitwijk. Wanneer applicaties in de cloud staan, moeten gemeenten hierover duidelijke (kostbare) afspraken maken met leveranciers. Denk aan de beschikbaarheid en de maximaal toegestane downtime. Dit proces wordt gecompliceerd doordat gemeenten vaak niet op de hoogte zijn van wettelijke kaders. Lees verder….

7. De kosten en baten van ICT zijn onvoldoende inzichtelijk. De kosten zijn vaak onvoldoende goed gerubriceerd, waardoor strategische beslissingen (zoals o.a. outsourcing, of de aanschaf van een zaaksysteem) niet financieel onderbouwd kunnen worden. Maar ook de baten worden onvoldoende inzichtelijk gemaakt. De kosten van een ICT-project vallen vaak in het ICT-domein, terwijl de baten in de vakafdeling vallen. Lees verder….

Outsourcing en samenwerken

8. Het is onvoldoende duidelijk wat de impact is van een sourcingstrategie (van ICT-infrastructuur, applicaties en ICT-diensten) op personeel, kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten. Moet de ICT buiten de deur, on-premise of in een hybride model? Wat betekent het gebruik van meerdere cloudomgevingen voor koppelingen en beheer? Hoe krijgen we uiteindelijk ICT flexibel ingericht om kosten omlaag te brengen? Lees verder….

9. ‘Samen organiseren’ is landelijk een terugkerend thema. Samenwerken is noodzakelijk, maar niet vanzelfsprekend. Onderstaande voorbeelden zijn actuele vraagstukken:

  • De ambities in Common Ground zijn gedefinieerd en elke gemeente draagt er financieel aan bij. Hoe geef je hier op gemeenteniveau nu concreet vorm aan, zodat de financiële bijdrage zich ook uitbetaalt in oplossingen voor lokale opgaven?
  • Samenwerking rondom ‘Automatisering’ van gemeenten komt onder druk te staan door de (sourcings-)mogelijkheden die de markt biedt. Eigen oplossingen blijken weinig wendbaar en het is steeds lastiger de juiste kwaliteit aan expertise in huis te halen. Kosten voor inhuur neemt daardoor toe; om specifieke gespecialiseerde kennis binnen te halen en op een krappe arbeidsmarkt.
  • De trend van samenwerken en fuseren heeft vaak een financiële aanleiding. Dit wordt echter niet altijd waargemaakt. O.a rationalisatie en samenvoegen van systemen en processen vereist veel energie. Mogelijk zou de drijfveer voor samenwerking meer moeten liggen bij: professionaliteit vergroten, kwetsbaarheid verkleinen en kansen creëren door samenwerking. Lees verder….

Professionalisering I&A

10. Professionalisering van de I&A-organisatie is een belangrijk thema: de positionering richting de business, het opstellen en onderhouden van een SLA en DVO, het inrichten van nieuwe taken en rollen, het professioneel invullen van het change proces/portfolio management, en een effectieve governance.

  • Het is lastig om alle veranderingen in de organisatie te bezetten met ‘handjes’, zowel kwantitatief als kwalitatief.
  • I&A is slecht aangesloten bij de gemeentesecretaris en college. Bij de invulling en prioritering van projecten en op beleidsniveau weet men vaak onvoldoende wat er speelt.
  • Portfoliomanagement is niet goed ingericht. I&A wordt overvraagd door ambities van de business en wordt benoemd als de club van ‘nee’ als niet alles kan worden ingevuld.
  • De CIO-rol wordt wel georganiseerd, maar is weinig effectief. Door positionering en het podium dat niet wordt opgepakt op directieniveau.
  • GEO en DIV wordt professioneler en dit vraagt om een andere samenwerking met het I&A-domein. Specialisten zoeken nu zelf business op, terwijl dit juist in samenhang moet gebeuren.
  • De AVG-consequenties voor de inrichting van de bedrijfsprocessen zijn nog steeds manifest aanwezig. Er zijn twee smaken zichtbaar: ‘laksheid’ waardoor niet voldaan wordt aan wetgeving of ‘over-gecontroleerd’ waardoor er niets meer kan. Lees verder….

Digital Event

Het Digital Event staat dit jaar volledig in het teken van ‘werken met digitalisering’ en helpt jou om te functioneren in een voortdurend veranderende omgeving.

In je mailbox ontvangen?

Blijf up-to-date en ontvang iedere dinsdag nieuwe artikelen door je in te schrijven voor de nieuwsbrief. Laat je mailadres achter in de rechterkolom op deze pagina.
ACTIE: Schrijf je nu in en ontvang 1 toegangskaart gratis voor een event of training naar keuze.

About Kees van den Tempel

Kees is adviseur bij Native Consulting, de betrouwbare en innovatieve adviespartner van gemeenten voor complexe vraagstukken op het snijvlak van Informatievoorziening, Dienstverlening en Bedrijfsvoering.

View all posts by Kees van den Tempel →