Het gebruik van ICT is een strategische factor van belang in de zoektocht naar oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Denk o.a. aan big data, robotisering, machine learning en blockchain. Maar ook de digitalisering van dienstverlening, een goede werkplek voor medewerkers of de doorontwikkeling van basisregistraties zijn factoren die spelen (zie VNG Realisatie).
De snelle ontwikkeling van de informatiesamenleving wordt samengevat in het begrip: ‘Digitale Transformatie’. Het Interbestuurlijke Programma (IBP), waarover op 27 juni 2018 gestemd wordt tijdens de ALV van de VNG geeft hier richting aan: punt 8 van de agenda betreft “Goed openbaar bestuur in een veranderende (informatie)samenleving.”
Top 10 bestuurlijke aandachtspunten
Hieronder volgt een top 10, die (nieuwe) bestuurders kunnen gebruiken als leidraad om zich te verdiepen als het gaat om ICT en informatievoorziening:
- ICT is voor veel mensen “ver van mijn bed”. Om de collegeperiode goed van start te gaan, is het van belang te begrijpen wat de stand van zaken m.b.t. ICT in uw organisatie is. Vraag naar een kennissessie, maar ook een (rekenkamer)onderzoek kan interessant zijn om uzelf en/of de gemeenteraad te informeren. Vraag naar de I-Visie (en projectenbundel), de I-Architectuur, de organisatie van de ICT-functie en de ICT-meerjarenbegroting.
- Als de I-Visie verouderd is, is het slim om deze opnieuw op te stellen. Kijk dan vooral naar een integrale visie waar dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening/ICT in samenhang wordt opgesteld. Kijk goed wat de digitale transformatie voor uw organisatie betekent (hét informatiebeleidsplan), maar kijk ook hoe u de burger beter kunt bedienen, maatschappelijke vraagstukken slimmer kunt oplossen en uw medewerkers productiever kunnen zijn.
- Met een veranderende wereld, verandert de vraag vanuit de vakafdelingen (o.a. decentralisaties sociaal domein, omgevingswet, digitalisering dienstverlening, beheer buitenruimte) en daarmee ook de rol voor ICT-functie binnen uw organisatie. Omdat de informatiesamenleving zich zo prominent ontwikkelt, wordt er digitaal leiderschap gevraagd om ICT te laten werken voor maatschappelijke vraagstukken. De CIO (Chief Information Officer) is uw verbindingsofficier tussen de opgave van de gemeentelijke organisatie en de ICT-technische mogelijkheden.
Samenwerkingsverbanden
- Steeds vaker worden activiteiten in samenwerkingsverbanden georganiseerd. In veel samenwerkingsverbanden worden vakapplicaties en bijbehorende werkprocessen geharmoniseerd. Dit raakt weer de autonomie van de gemeentelijke organisatie. Voor veel bestuurders is dit een hoofdpijndossier, omdat de kosten en de opbrengsten tegenvallen. Een goede governance structuur (en goede relatie met uw partner) is essentieel.
- Bestuurders moeten stil staan bij de continuïteit van ICT-voorzieningen: zijn bedrijfskritische- en privacygevoelige data en -processen geborgd? Kunt u nog werken als de internetverbindingen wegvallen? En is uw data veilig? Wie is de eigenaar van de gegevens? Kunt u nog werken in het geval van een flinke calamiteit? Het is van belang om hier nu over na te denken en ervoor te zorgen dat deze zaken op orde zijn.
- Per 25 mei 2018 j.l. is de handhaving op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) gestart. Als het goed is, is de gegevensfunctionaris (FG) aangesteld en is er een CISO actief. Privacy en beveiliging zijn bestuurlijke verantwoordelijkheden, die de komende jaren voortdurend uw aandacht vragen. Vaak zult u ook het gevoel krijgen dat ze u belemmeren bij het zoeken naar oplossingen, maar tegelijkertijd is er meer mogelijk dan u denkt. Laat u hierover goed informeren.
Digitale Detox
- Met het toenemende gebruik van smartphones, apps, social media en andere digitale en technische gadgets, is het ook goed om te realiseren dat er meer is op de wereld. Het GBV staat voor “Gezond Boeren Verstand” en geeft u het vermogen om een gezonde balans te vinden tussen de digitale mogelijkheden en de menselijke maat. Leer uw medewerkers en burgers (en de jeugd) de voordelen van ICT en techniek, maar blijf ook gewoon met elkaar praten.
Kostenstijging ICT
- Zoals ook uit de ICT benchmark Nederlandse gemeente blijkt, nemen de kosten van ICT en informatievoorziening toe. De kosten waren in 2017 gemiddeld € 79,- per inwoner. De toename wordt met name veroorzaakt door de Digitale Transformatie. Hoe gaat u uitleggen dat u meer geld nodig hebt en wat levert het op? Maar ook, welke taken kunt u waarschijnlijk beter en goedkoper uitbesteden? Zijn er mogelijkheden om innovaties te subsidiëren? Een goede I-Visie helpt u om deze vragen te beantwoorden.
- Automatisering (de servers) en de vakapplicaties verdwijnen uit het gemeentehuis en gaan naar de cloud. Dit zorgt voor een verzakelijking van de ICT-dienstverlening en dit heeft weer effect op de klanttevredenheid. Ook hierdoor zullen uw ICT-medewerkers een andere rol krijgen. Al deze veranderingen zijn ingrijpend voor de interne organisatie en vragen om besluitvaardig optreden.
Stakeholders informeren
- De vraag is altijd hoe u uw belangrijkste stakeholders informeert over ICT, digitalisering, digitale dienstverlening en de bijbehorende kosten. Onze ervaring is dat het heel slim is om regelmatig (minimaal elk half jaar) de raad persoonlijk bij te praten over dit soms lastige dossier. Ook de raad ziet de samenleving veranderen en heeft vragen. Ook is het slim om ze mee te laten denken bij de integrale visie. Dit geeft u de goodwill die u nodig heeft om de middelen te krijgen om dat te doen wat nodig is.
Meer weten?
Heeft u vragen over bovenstaande punten, aarzel niet om contact op te nemen met Native Consulting. Native helpt u graag verder met één van bovenstaande punten. Native denkt met u samen over een visie en aanpak en neemt verantwoordelijkheid voor de realisatie.