Elke gemeente krijgt steeds meer met data te maken. Dat kan een gunstige ontwikkeling zijn, maar er kunnen ook nadelen aan kleven. Hoe kijken deskundigen hier tegenaan? We vroegen het dit keer aan Iris van Gils, adviseur bij Rijnconsult. Zij ziet grote veranderingen in werk en organisatie ontstaan bij de gemeente. Welke veranderingen zijn dat?
Analysekracht nodig
“Mijn beeld is dat gemeenten aan de vooravond staan van het in toenemende mate verzamelen en gebruiken van data,” zegt van Gils als we haar vragen of gemeenten teveel of te weinig data verzamelen. “Informatiemanagement staat overal op de agenda en is ook wel ingericht, maar gebeurt vaak nog te fragmentarisch. Zo verzamelt ieder zijn eigen data over de domeinen en onderwerpen heen. Ze hebben onvoldoende duidelijk in beeld wat er op elk vakgebied mee kan en hoe dat de product- en dienstverlening kan optimaliseren en veranderen én ze missen in zekere zin de analysekracht om hier een stap verder mee te komen.”
Gevolgen voor het werk
Dat de gemeente steeds meer met data te maken heeft zal gevolgen hebben voor de organisatie, de mensen en het werk. Welke gevolgen zijn dat? Van Gils: “Naast het feit dat delen van het werk wegvallen door digitalisering, verandert het werk ook. Taken die overblijven vergen meer maatwerk en klantcontact, zijn vaak complexer of vragen sterk om analytisch vermogen dat de zittende medewerkers in die functies niet altijd bezitten. Functies worden zwaarder en anders.”
“Mijn ervaring is dat er nu met het opleiden en ontwikkelen geprobeerd wordt om met dezelfde mensen een slag te maken, terwijl het ook kan betekenen dat mensen helemaal niet meer geschikt zijn voor het werk dat resteert of voor de in grote mate veranderde functie. En dat je nieuwe functies moet creëren waarop je vervolgens van buiten de organisatie moet werven. Het aanbod van goede krachten zoals data-analisten is echter beperkt. Op dit gebied hebben gemeenten een probleem op de arbeidsmarkt. Kunnen ze voldoende bieden op het gebied van salaris, arbeidsvoorwaarden en zekerheid om de juiste mensen te halen en te behouden?”
Digitale vaardigheden
De uitvoering van taken zal veranderen doordat we beschikken over meer data, systemen en digitale mogelijkheden. De vraag is alleen hoe dat verandert. Van Gils daarover: “Als je kijkt hoe de digitalisering in het algemeen het werk van mensen verandert, kun je niet stellen dat het makkelijker wordt of juist moeilijker. Dit hangt van de digitale vaardigheden af van de mensen die met de systemen moeten werken.”
“Maar als je kijkt hoe functies veranderen door de digitalisering, dan zien je twee ontwikkelingen. De ene ontwikkeling is dat functies gedeeltelijk veranderen, waarbij een deel van de taken wegvalt of verandert. Voor deze functies betekent de digitale transitie een gedeeltelijke verandering in takenpakket en vaardigheden. Daarbij zal de behoefte aan vaardigheden als klantgerichtheid, analyserend vermogen, omgevingsbewustzijn, organisatiesensitiviteit, mondelinge communicatie, adviesvaardigheden toenemen. En we weten dat sommige competenties beter ontwikkelbaar zijn dan andere. Dus de uitvoering van taken door dezelfde mensen kan bemoeilijkt worden.”
En voor andere functies? Van Gils: “Voor andere functies betekent het echter dat volledig nieuwe kennis, vaardigheden en ervaringen worden gevraagd. De zittende mensen passen dan ook niet op deze functies en er zal kennis en ervaring van buiten gehaald moeten worden. Als dat lukt, kunnen de taken goed uitgevoerd worden, maar de impact voor zittende mensen is groot. Er is dan ook niet een eensluidend antwoord te geven op deze vraag.”
Impact op beleid
Er zijn genoeg mensen die kunnen vertellen wat je allemaal met data kunt doen, maar dat sluit niet altijd aan bij de vragen die in de praktijk leven. Voor welk belangrijk vraagstuk vindt Van Gils dat het gebruik van data een grotere of betere rol spelen? Zij vindt het een lastige vraag en stelt: “Ik denk dat op alle vakgebieden het gebruik van data steeds belangrijker wordt. Ik zie dat praktisch op alle terreinen binnen de gemeente het gebruik van data en digitalisering grote impact gaat hebben op het werk van mensen. De impact van data op beleid wordt vaak minder hoog ingeschat dan op meer uitvoerende werkzaamheden, maar ook op dat gebied kan het gebruik van data een vlucht nemen.”
Datavaardige gemeente
Gemeenten wisselen al gegevens uit met maatschappelijke partners zoals zorg en woningcorporaties. Zou dat meer moeten gebeuren of, met het oog op privacy, juist minder? Volgens Van Gils zou dat meer moeten gebeuren en zij stelt dat het ook al steeds meer gebeurt. Het is niet meer te stoppen en het is ook nodig om efficiënt en klantgericht te kunnen werken, bijvoorbeeld bij een eenmalige uitvraag en meervoudig gebruik.
Het omgaan met data en het uitwisselen daarvan vereist dat medewerkers voldoende databedreven zijn. Is dat ook zo? Van Gils: “Vanuit Strategische Personeelsplanning is het “onvoldoende vaardig zijn om met data om te gaan” hét leidende thema. Echter wel in de brede context van wat digitalisering, automatisering en data-analyse voor functies en mensen betekent. Dus wat in het werk verdwijnt en wat in het werkt neemt toe en welke kennis en vaardigheden vraagt dit dan. Dit is breder dan het gebruik van data, maar gaat dus ook over bijvoorbeeld mondelinge communicatie, klantgerichtheid, en omgevingssensitiviteit.”