Frans Jorna (gemeente Almere) over toename data en verzamelwoede

Frans Jorna (gemeente Almere) over toename data en verzamelwoede

Bij GemeentenNL verschijnt een serie artikelen en interviews over het omgaan met de toenemende hoeveelheid data en de gevolgen daarvan voor gemeenten. Want misschien is het een prachtige ontwikkeling of misschien is het allemaal wel teveel. We stelden Frans Jorna, Concerndirecteur Digitale stad en innovatie bij de gemeente Almere, een aantal vragen en kregen concrete antwoorden.

Schieten we door in het verzamelen van data of doen we dat nog te weinig?

Frans Jorna: “Het gebruik van data is in de afgelopen jaren exponentieel toegenomen en daarmee ook het verzamelen van data. We schieten niet door in het vaak toch noodzakelijke gebruik, maar op sommige terreinen wel als het gaat om het ontsluiten van data. Er ligt te weinig nadruk op het hergebruik van reeds verzamelde data, waardoor de zogenaamde verzamelwoede in stand blijft. We zijn bovendien vaak enkelvoudig bezig: enkelvoudige verzameling voor de ontsluiting in 1 casus.”

Volgens Jorna leert de ervaring dat er nog steeds meer data wordt verzameld dan daadwerkelijk benodigd is voor de uitvoering van de vele taken. Verzamelwoede ontstaat mede doordat we onvoldoende stilstaan bij nut en noodzaak van het verzamelen, in plaats van bestaande data goed te combineren.

“Het is van belang dat we als gemeenten bij deze vraag stilstaan voordat we onszelf en/of maatschappelijke partners met extra administratieve lasten opzadelen. We kunnen zoveel beter. Daarnaast komt het voor dat data die nodig is voor bepaalde vervolgstappen in een keten of voor stuurinformatie juist niet voorhanden is. Een voorbeeld hiervan is het vastleggen van “de reden van uitstroom”. Als men voor in de procesketen invult “reden onbekend”, omdat men zich niet bewust is van hoe belangrijk de reden is voor effectmetingen en budgettering, is het niet meer mogelijk om hierop te sturen.”

Wat zijn de gevolgen voor je eigen organisatie, de mensen en het werk dat je steeds meer met data te maken hebt?

Frans Jorna hierover: “Door de toename van het gebruik en dus het verzamelen van data is de impact op de organisatie meerledig.

  • Zo wordt het steeds lastiger om goed in beeld te houden welke dataverzamelingen er zijn, waarvoor die er zijn en hoe deze worden beheerd en gebruikt. Hierbij kan sprake zijn van overlap in vastlegging, inconsistentie in de dataverzamelingen, extra beheerlast.
  • Voor de medewerkers wordt het steeds lastiger om antwoord te krijgen of benodigde data reeds voorhanden en/of betrouwbaar is. Als daar geen antwoord op komt gaat men over tot het zelf verzamelen van data, welke de consequenties voor de organisatie zoals hierboven genoemd verder versterkt.
  • Om de complexiteit van data-opslag en -uitwisseling te minimaliseren, wordt ingezet om te komen tot vastlegging van de minimaal benodigde data in een (keten)proces. Leg bijvoorbeeld geen 10 data types vast als het (keten)proces er maar vraagt om 2.
  • Voor de uitvoering van het werk is data onmisbaar geworden. Er worden dan ook hoge kwaliteitseisen gesteld aan de data. Door het ontstaan van de vele dataverzamelingen neemt het risico toe dat niet wordt voldaan de vereiste datakwaliteitseisen. Dit kan nadelige gevolgen met zich meebrengen in de uitvoering van het werk, maar zeker ook in de richting van de burgers/bedrijven. Er moet dus fors worden geïnvesteerd in de inrichting van gedegen gegevensmanagement en bewustwording van de organisatie bij het verzamelen en gebruiken van data.”

Wordt de uitvoering van taken juist makkelijker of moeilijker doordat we beschikken over meer data, systemen en digitale mogelijkheden?

Jorna: “In beginsel leidt meer data als ze handelingsgericht vervaardigd is tot meer inzicht en een makkelijker uitvoering: we zijn als gemeenten steeds meer precies op die plek op het moment met de gewenste maatvoering aanwezig. In het volwassenheidstadium waarin we nu verkeren, groeit echter eerste de complexiteit. Die complexiteit – het koppelen van data en systemen en het inzetten van digitale vernieuwingen – vereist andersoortige kennis, zowel bij de inrichting van de informatievoorziening als in de uitvoering, bij de benutting van data. Als die kennis ontbreekt, ontstaat als nel de indruk dat de uitvoering moeilijker wordt. Het type werkzaamheden zal ook verschuiven, van invoer naar controle, van routinematig naar aandacht voor de uitzondering, etcetera. Er moet een scherpere focus komen op het type werkzaamheden, type werknemer, benodigde capaciteiten en eigenschappen in de alsmaar toenemende complexe digitale wereld.”

Voor welk belangrijk vraagstuk zou het gebruik van data een grotere of betere rol moeten spelen?

Jorna: “Het lijkt nu een open deur, maar data is onmisbaar bij het bestrijden van de Corona-crisis, het borgen van de continuïteit van de gemeentelijke organisatie en het goed en tijdig signaleren en mitigeren van de maatschappelijke effecten. Denk daarnaast aan het sociaal domein: prognoses van en sturing op ambulante voorzieningen, residentiële jeugdzorg. De gemeente werkt bij de uitvoering van deze taken nauw samen met maatschappelijke partners. Dit vergt veel afstemming en data uitwisseling. De inspanning is groot om al het dataverkeer en het gebruik ervan in goede banen te leiden. Hierbij spelen ethiek, privacy, volledigheid en betrouwbaarheid van data een grote rol, wat een extra dimensie geeft aan het rechtmatig gebruik van de data.”

Zouden we onderling meer gegevens moeten uitwisselen met maatschappelijke partners zoals zorg en woningcorporaties of, met het oog op privacy, juist minder?

Jorna: “De werking van de AVG (privacy) staat het uitwisselen van data met maatschappelijke partners niet in de weg. Het is eerder de vraag of we als gemeentelijke organisatie informatie onder privacy-by-design opslaan, gebruiken en uitwisselen; en hoe we de bereidheid van inwoners is om toestemming te verlenen voor de uitwisseling van zijn/haar data. Het is noodzakelijk om meer helderheid te bieden over het nut van gebruik en de manier waarop gemeenten data gebruiken. Dat kunnen we vaak op voorhand niet. Een goed ingericht gegevensmanagement is nodig om aan elke in- en/of externe informatiebehoefte invulling te geven.”

In hoeverre vind je dat jouw organisatie al voldoende vaardig is in het omgaan met de toenemende hoeveelheid data, of wat moet er nog gebeuren?

Jorna: “In Q4-2018 heeft de gemeente Almere de GEMMA Scorecard Gegevensmanagement ingevuld. De uitkomst van deze Scorecard laat zien, dat de volwassenheid zich op het niveau 1 tot 2 bevindt en dat op een schaal van 5. De score van 1 tot 2 laat zien dat het databewustzijn in beperkte mate aanwezig is. Om meer invulling te kunnen geven aan het datagedreven werken zet de gemeente structureel in op het inrichten van gegevensmanagement. Gegevensmanagement wordt steeds meer gezien als een onmisbaar bouwblok voor zowel de lopende zaken als voor toekomstige ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld Common Ground, BI/BA, onderzoek & statistiek, etcetera. De baten van bijvoorbeeld Common Ground kunnen echter alleen behaald worden als hier op wordt geïnvesteerd. Denk hierbij aan expertise en menscapaciteit om de ontwikkelingen en infrastructuur te realiseren die de verhoogde datastroom aankan, maar ook flexibiliteit om de benodigde voorzieningen in te richten. Met een structurele inrichting neemt de veiligheid en betrouwbaarheid van data enorme sprongen, door eenmalige opslag en meervoudig gebruik direct uit de bron. De komende drie jaar wordt vanuit het ConcernOpleidingsProgamma geïnvesteerd in de digitale vaardigheid van de organisatie, met als doel over drie jaar uitsluitend digitaal te werken en alle medewerkers van een digitaal vaardigheidsbewijs te voorzien.”

NOOT (redactie): We stelden deze vragen voor de uitbraak van de corona pandemie. Het gevecht daartegen zet bestaande uitgangspunten en praktijken op zijn kop. Gemeenten groeien snel in innovativiteit, normen over datadelen staan ter discussie en de maatschappelijke roep neemt toe. Het is noodzakelijk  daar samen het debat over te voeren.

About Redactie GemeeentenNL

De redactie van GemeentenNL bewaakt de kwaliteit van artikelen, selecteert het nieuws en staat open voor jouw vragen en suggesties.

View all posts by Redactie GemeeentenNL →