Als het bij jou net zo is als bij mij, ben je na een opleiding in je vakgebied begonnen met je eerste baan. Je stapte een kantoorpand binnen. Kreeg als je geluk had een werkplek aangewezen en probeerde tijdens het voorstelrondje zoveel mogelijk namen te onthouden. Lukte niet. Maar gewapend met alle kennis waar in de vacature om gevraagd werd, ging je vol goede moed aan de slag.
Draai vinden
Het duurt een paar maanden maar dan is de draai gevonden. Je weet nu hoe het werkt. Wat er van je verwacht wordt. Hoe je net dat beetje extra service kunt leveren. Waar het achter de schermen om draait. Dat vergaderingen standaard tien minuten te laat beginnen. Dat niemand er raar van op kijkt als je een mail pas na een week beantwoordt. Dat soort dingen.
Digitaal doorgaan
Zo kon je prima door gaan. Of denderen, al naar gelang je eigen voorkeur of die van je organisatie. Maar Iemand kreeg op een Zeker Moment de opdracht om het Werk Efficiënter In Te Richten. Om gebruik te maken van Hedendaagse Mogelijkheden. Begin jaren ’90 werd e-mail geïntroduceerd. Tien jaar later hadden we Facebook, cloud computing en smartphones. Nu chatten we en gebruiken Whatsapp, zetten onze klanten in een CRM-systeem, krijgen ons werk aangeleverd in een digitale workflow, ontwikkelen we ons blended, via MOOC’s en webinars en hebben we toegang tot een enorme hoeveelheid apps om al onze ideeën, taken en projecten in te bewaren, plannen en managen.
Kun jij het bijhouden?
En wees eens eerlijk? Levert het voor jou of je medewerkers meer ontspanning op? Meer overzicht en meer duidelijkheid, betere communicatie en heldere keuzes? Vaak niet. En dat is ernstig. Niet alleen als je kijkt naar wat er aan investering verloren gaat met suboptimaal gebruik. Maar ook omdat er zoveel onrust, onvrede en onmin bij komt kijken.
Als er een nieuw systeem of mogelijkheid wordt geïntroduceerd is niet iedereen die ermee moet werken daarvoor toegerust. Je bent senior op het ene gebied en plotsklaps junior in een nieuw gebied waar je nota bene niet zelf om hebt gevraagd. Zo bezien is er niet heel veel nodig om het nieuwe juist niet te omarmen. Je staat aan de kant van de kloof waar het veilig is en bewezen werkt. Vervolgens blijkt het de bedoeling dat je springt naar iets wat nieuw is en onbekend. Evolutionair hebben we daar weinig zin in.
Ondersteuning is nodig
Maar ook of misschien wel juist als je de voordelen ziet en er best open voor staat, is het van het grootste belang dat je wordt ondersteund en wegwijs gemaakt. Dat een systeem niet alleen in gebruik genomen wordt, maar dat er ook verteld wordt hoe het werkt, dat je in staat wordt gesteld om de benodigde vaardigheden te ontwikkelen, dat bestaande routines worden uitgedaagd en dat er nieuwe werkprocessen en werkafspraken worden gemaakt.
Anders eindigt het er straks nog mee dat we wel van de papieren tijgers af zijn, maar met digitale mammoeten zitten opgescheept. En als je weet wat daarin geïnvesteerd is, begrijp je dat het wel even zal duren voordat ze zijn uitgestorven.
Zonde. Een warme introductie zorgt dat weerstand smelt en gebruik groeit.